入門說明

歡迎使用Todoist!

入門說明

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這份指南將幫助您瞭解使用Todoist的基本方法並讓您開啓一個簡潔的任務管理系統來保持一切有序進行。

您將通過學習如何使用Todoist來:

  • 跟進您所有的任務進程
  • 管理您的大型項目並隨時獲得進展
  • 計劃您的一天,讓專注和高效最大化

讓我們馬上開始吧,好嗎?

跟進您的任務

事實證明,大腦總是讓我們不停地去想那些沒有完成的任務。當您只有一件事沒有完成時,您可能可以專心完成它。但當您有30多件事需要完成時,您就不一定可以專注地去完成一件事了。

這就是為什麼規劃您工作和生活的第一步就是將任務放入您的待辦清單並釋放您的大腦。之後,您可以開始分類整理您的任務,這樣您就準確地知道什麼時候需要做些什麼。

添加新任務

想要在Todoist中添加一個新任務,只需點擊+或使用鍵盤快捷鍵Q來打開任務添加窗口,輸入您的任務名稱並點擊輸入

我們也建議您下載我們的Mac、Windows、iOS、Android以及其他版本的應用,這樣您就可以隨時隨地在Todoist中添加您想到的任務。

截止日期和時間

如果您需要在某天完成一個任務,您可以在輸入任務名稱的同時輸入一個截止日期和/或時間

Todoist提示:

Todoist將會自動識別並添加截止日期,這樣您可以快速創建任務,特別是在我們的移動應用中。如果您想要把某個系統識別的日期作為任務名稱的一部分而不是截止日期,您只需點擊高亮顯示的部分即可取消識別。

due date

您還可以在任務中添加循環截止日期,例如每個月的1號6月1日起每2周每週一。當您完成一次循環任務時,截止日期將會自動被重置,這樣您下次就不會忘記完成它。循環截止日期可以幫助您記住所有的循環任務,無論是交房租或者提交季度報告。

repeating due date

創建子任務

嘗試讓任務變得具體且易於管理,任務需要的時間最好少於一個小時。「啓動我的公司」這個任務太複雜、太概括而且容易被推遲,而「集體討論25個可能的公司創意」或「打電話給張三讓他推薦一個商業律師」則更簡單可行並且可以馬上完成。

您可以在一個「父任務」下將這些更小的任務添加為子任務。您只需拖放一個任務到父任務的右下方來使它變成子任務。

事實上,您的某些任務也許已經擁有足夠多的步驟以至於讓您想將它們變成一個個項目⋯⋯

管理您的項目

項目幫助您將任務分類到不同的列表中。Todoist自帶的一些默認項目可以幫助您開始分類,但您也可以隨時創建、刪除、重命名、重新排序以及使用顏色標記您的項目。

edit project

創建新項目

大部分用戶發現將任務歸類到不同的大項目中是非常實用的,比如工作個人。同時,他們可以為所需時間較長、內容較多的工作創建新的Todoist項目。比如:

  • 如果您是一位老師,您可以為您每一門課程的授課計劃創建一個項目。
  • 如果您是敏捷開發團隊中的一位軟件工程師,您可以創建一個新項目來跟進每一次的迭代計劃。
  • 如果您是一位市場部員工,您可以為您計劃進行的每個宣傳活動創建一個項目。
  • 如果您是一位自由職業者,您可以為您的每一位客戶創建一個項目(您甚至可以和您的客戶共享這些項目)。
project examples

想要創建一個新項目,您只需點擊您項目列表底部的添加項目,輸入您的項目名稱並選擇一個顏色進行標識,然後點擊輸入

規劃您的項目

首先,盡量讓您的項目列表變得簡單。這將幫助您更容易歸類您的項目,並且可以讓您在一段時間內將時間和精力投入在少數幾個重要的項目上。您之後還可以隨時添加更多項目。

對於您創建的每個新項目,請問問您自己,需要採取哪些後續步驟才能將其向前推進。您不必擔心需要立刻完成所有項目。你可以隨時查看這些項目並它們添加步驟,也可以您想到的每個步驟在您的項目中添加為一個新任務。

確定推動項目進程的第一步來開始一個項目。您可以拖放它到項目內任務列表的頂部。

Todoist提示:

您可以通過在任務欄輸入#來將一個任務快速到某個項目中。Todoist將自動顯示您所有項目的列表,並隨著您輸入項目名稱來縮小結果範圍。當您在移動設備上快速添加任務時,這個快捷鍵顯得格外實用。

您的收件箱

不確定在哪裡放置一個新任務? 先將它添加到您的收件箱,然後稍後再做決定。 收件箱可以作為沒有指定項目或是不屬於任何項目的默認任務列表。 當您決定了之後,只需拖放這些任務到右側列表的項目中即可。

您已經有了一個具體且易於管理的大框架來跟進您所有的項目和目標,現在讓我們來看一看您如何將您的大框架轉化為一個個有序的每日任務清單。

計劃您的一天

當您倍感壓力時,僅僅列出並計劃您的任務就能讓您感覺輕鬆許多。

但是Todoist真正的魅力在於幫助您計劃如何度過每一天,來保證您每天都有在重要的事情上獲得進展。

今天和未來7天

您的今天未來7天視圖允許您查看所有項目中截止日期在今天或在接下來7天之內的所有任務。這裡也是您會在Todoist中花費最多時間的地方。

您的未來7天視圖讓您可以輕鬆地提前計劃下周任務。許多人都會在周日或週一早上留出半個小時來大概瞭解接下來一周的任務情況並決定他們每天需要完成什麼。

next 7 days

您的今天視圖讓您每天都可以專注完成需要完成的任務。 在一天中,您可以隨時查看您的今天列表來瞭解下一個任務。 您甚至可以打印您的每日任務清單並將它放在桌子上以方便查閱。

Todoist提示:

您也可以在之後繼續查看或者計劃您的任務。您只需輸入您想要查看的天數,例如在您Todoist頂部的快速搜索欄中輸入30天

view tasks for the next 30 days

優先您的任務

大多數人發現很難堅持完成每日任務清單,因為他們高估了他們在一天內能夠完成的任務並且沒有規劃任務的優先等級。

這就是為什麼我們為您準備了3個基本原則來幫助您在Todoist中合理安排您的一天:

  • 並非所有的任務都是同等重要的

    您很容易讓會議、電子郵件和其它很小但是緊急的任務填滿你的一天,而結果就是那些任務量大且更重要的任務一直被推遲。在您坐下來開始工作之前,請花點時間想想您的首要任務,這樣將幫助您投入時間和精力在那些對您影響最大的事情上。 這裡有一個簡單便捷的方法:

    在每天起床時,問問自己:我需要做些什麼才能在一天結束的時候對所完成的工作感到滿意?

    一天的重要任務不要超過3個,如果它沒有指定日期,將它們的截止日期安排在今天並標記為紅色的優先級為1的旗幟。這將會讓它們保持在您今天視圖的頂部。

    define priorities
  • 每天早上完成當天最重要的任務

    您有3件事情必須在今天完成,現在就要開始著手進行了。研究顯示我們的意志在早上最堅定,之後無數其他的決定很可能會影響我們的精神能量。這就是為什麼您要先著手完成最重要的任務。

    先完成最困難的任務有助於增長完成其他任務的動力。 即便您之後被電話、會議或郵件干擾,您也已經在最重要的工作上取得了進展。

    如果你到現在為止一直按照這份指南操作,那麼這些任務應該已經被安排在您每日任務清單的頂部了。您只需打開你Todoist中的今天來查看早上的第一個任務並著手開始完成您的首要任務。

    tasks for today
  • 接受意料之外的事情

    您可能沒有辦法完成您每天想要完成的所有任務,但是沒有關係!低估事情所需要的時間是人類的天性。

    這就是為什麼Todoist可以幫助您越來越輕鬆地調整您的計劃。在每天結束的時候,您可以使用未來7天視圖來回顧和勾掉您已經完成的任務,同時決定您需要推遲到明天或之後的任務。

    您只需拖放任何今天剩餘的任務到明天或之後幾天即可。

    Todoist提示:

    您可以通過點擊任何項目內任務列表底部的灰色時鐘圖標來隨時查看您已完成任務的列表。如果您不小心完成了一個任務,您可以點擊勾選框來取消完成它。

    show completed tasks

現在您瞭解了Todoist的基本使用方法,您已經可以開始合理安排您的工作和生活了。

您如果想要瞭解Todoist的更多信息,請查看這些內容: